Let op: Deze functie is momenteel in uitbreiding. Het is mogelijk dat deze nog niet beschikbaar is in bepaalde landen. Als u uw autoriteit niet kunt vinden in de configuratie, betekent dit dat deze voor uw land nog niet beschikbaar is.

Wat is de Online Check-in functie?

De Online Check-in functie (ook wel Advanced Check-in genoemd) in uw Holidu-account automatiseert het gastregistratieproces. Deze functie stuurt uw gasten een formulier waarmee zij de vereiste gegevens kunnen verstrekken. Eenmaal geconfigureerd, verwerkt Holidu de gegevensverzameling en overdracht automatisch — geen handmatige invoer meer in overheidssystemen.

Waarom moet u dit doen?

In veel landen (Spanje, Italië, Portugal, Duitsland en anderen) zijn gastheren wettelijk verplicht gastgegevens in te zamelen en deze kort na incheck bij de lokale autoriteiten in te dienen. Deze regelgeving ondersteunt veiligheid, traceerbaarheid en naleving van lokale wetten.

Het niet naleven van deze regels kan leiden tot boetes of straffen. Een betrouwbaar systeem op zijn plaats houden houdt u aan de juiste kant van lokale regelgeving met minimale inspanning.

Hoe profiteert u van de automatische overdracht?

De Online Check-in functie biedt u de volgende voordelen:

• Naleving van de wet met minimale inspanning
• Automatische overdracht van gastgegevens naar de juiste autoriteit
• Digitaal gastenboek dat u op elk moment kunt downloaden voor inspecties
• Ingebouwde herinneringen en gastcommunicatie
• Gratis voor Holidu-gastheren
• Veilige, privacyconforme verwerking van gevoelige gastgegevens

Hoe stelt u dit in?

Voordat u de functie in Holidu activeert, moet u uw accommodatie registreren bij de relevante lokale autoriteit. We ondersteunen momenteel Spanje, Portugal en Duitsland, en we werken eraan om Italië binnenkort toe te voegen.

Regio	Autoriteit	Richtlijnen
Spanje (behalve Catalonië/Baskenland)	SES.Hospedajes	Hoe u verbinding maakt met SES.Hospedajes
Catalonië	Mossos d'Esquadra	Verbinding maken met Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Verbinding maken met Ertzaintza
Portugal	SIBA	Hoe u verbinding maakt met SEF/SIBA
Duitsland	AVS	Hoe u uw eigendom verbindt met AVS
Italië	Alloggiati Web	Guest Check-in Feature in Italië | Statistische rapportage in Italië

Zodra u uw inloggegevens heeft, volgt u dit artikel om uw Online Check-in functie in te stellen.

Wat te doen als uw verbinding niet meer werkt?

Als uw verbinding met de autoriteit stopt met werken:

1. Controleer of uw inloggegevens voor de autoriteit nog geldig zijn
2. Zorg ervoor dat uw wachtwoord niet is verlopen
3. Update uw inloggegevens handmatig in uw Holidu-account onder de sectie "Account"
4. Neem contact op met Holidu-ondersteuning als de verbinding niet kan worden hersteld

Hoe u Ricestat met uw Chekin.io-account verbindt

Als u Ricestat gebruikt voor statistieken, kunt u dit verbinden met uw Chekin.io-account voor geïntegreerde gastregistratie. Neem contact op met Holidu-ondersteuning voor specifieke instructies over deze integratie, aangezien deze mogelijk niet standaard beschikbaar is voor alle regio's.

Probleemoplossing: Incorrecte inloggegevens voor Ricestat

Als u foutmeldingen ontvangt met betrekking tot uw Ricestat-inloggegevens:

1. Controleer of u de juiste gebruikersnaam en wachtwoord hebt ingevoerd
2. Vergewis u ervan dat uw Ricestat-account actief is
3. Stel uw wachtwoord opnieuw in via uw Ricestat-account en probeer opnieuw verbinding te maken
4. Neem contact op met Holidu-ondersteuning als de problemen aanhouden

Hoe werkt het voor gasten?

Zodra de inrichting is voltooid, gebeurt het volgende:

1. Na de boeking ontvangt uw gast een e-mail (of bericht) met een link naar een beveiligd online incheckformulier
2. De gast vult details in voor alle reizigers, inclusief het scannen van documenten (paspoort of ID). Dit moet voor iedereen die met hen reist worden herhaald
3. De gegevens worden vervolgens veilig ingediend en opgeslagen in het systeem
4. Als een gast het formulier niet invult, worden automatische herinneringen verzonden. Als ze nog steeds niet voldoen, kunt u de gegevens namens hen invullen

⏰ Om 23:00 uur op de incheckdag worden de gastgegevens automatisch naar de relevante autoriteit verzonden.

Hoe download u uw gastenboek?

Volg deze stappen om uw gastenboek te downloaden:

1. Ga naar de Online Check-in functie
2. Klik naast de woning waarvoor u het gastenboek wilt op "Details"

Veelgestelde vragen

Waarom biedt Holidu deze functie aan?

De lokale wet vereist dat gastheren alle gasten registreren bij lokale autoriteiten. Dit gereedschap automatiseert het proces, ondersteunt naleving van de wet en bespaart u tijd.

Met welke autoriteiten kan ik verbinding maken?

Dit hangt af van uw regio — maak verbinding met de specifieke autoriteit voor uw land en regio.

Is registratie bij de autoriteiten verplicht?

Ja.

Kan ik deze functie voor alle typen boekingen gebruiken?

Alleen boekingen die via kanalen worden gemaakt die door Holidu worden ondersteund, komen in aanmerking. Handmatige boekingen en iCal-gebaseerde imports worden niet ondersteund.

Kan ik gastgegevens van eerdere boekingen verzenden?

Nee. Het onlineformulier wordt alleen geactiveerd voor toekomstige boekingen. Boekingen die zijn gedaan voordat u de politieverbinding inschakelde, zijn niet inbegrepen. U moet die handmatig in het portaal van uw autoriteit registreren.

Welke gastgegevens worden verzameld en verzonden?

Persoonlijke gegevens (naam, geboortedatum, nationaliteit, ID-type/-nummer, enz.). Alleen minimaal vereiste gegevens zijn zichtbaar voor de gastheer (naam, leeftijd). Volledige gegevens worden veilig naar autoriteiten verzonden.

Heb ik toegang tot de gastgegevens?

We tonen alleen de namen en leeftijd van de gasten, wat de vereiste informatie voor het gastenboek is. We tonen geen aanvullende informatie zoals ID-nummers.

Wat gebeurt er als gasten hun informatie verstrekken en vervolgens hun boeking annuleren?

Als de gast zijn boeking annuleert, worden de gegevens niet naar de autoriteiten verzonden.

Ontvang ik een melding wanneer gasten hun gegevens verstrekken?

We sturen geen meldingen. U kunt echter zien of gasten hun gegevens voor elk van hun boekingen hebben verstrekt.

Moeten kinderen worden geregistreerd?

Ja, alle gasten moeten worden geregistreerd, ongeacht leeftijd. Voor Spaanse minderjarigen onder de 14 jaar zijn ID en handtekening niet vereist, maar moet de relatie van de verantwoordelijke volwassene worden geregistreerd.

Wat gebeurt er als gasten het formulier niet invullen?

Ze ontvangen een automatische herinnering 5 dagen voor aankomst. Als dit nog steeds niet compleet is, kunt u:

• Het formulier handmatig invullen in aanwezigheid van de gast
• De link opnieuw verzenden

Gegevens moeten vóór 23:00 uur op de incheckdag worden ingediend om van de geautomatiseerde verbinding te profiteren.

Kan ik het formulier voor mijn gasten invullen?

Ja, rechtstreeks vanaf het bookingdetailscherm. U kunt ook hun ID scannen of gegevens handmatig invoeren tijdens incheck.

Kan ik gegevens na indiening wijzigen?

Nee. Eenmaal naar de autoriteit verzonden, kunnen gegevens niet worden bewerkt. Bij een fout kunt u contact opnemen met Holidu-ondersteuning of gegevens handmatig opnieuw invoeren in het portaal van uw autoriteit.

Wanneer worden de gegevens naar de autoriteit verzonden?

Automatisch om 23:00 uur op de incheckdag. Gastheren zijn verantwoordelijk voor het garanderen dat gegevens voor deze tijd compleet zijn.

Hebben medewerkers toegang tot deze functie?

Nee. Alleen primaire