Hoe u de online check-infunctie instelt en beheert

Deze gids legt uit hoe u de functie Online Check-in (Geavanceerde check-in) instelt vanuit uw Holidu-portaal en hoe u deze correct beheert. De functie is gebaseerd op de lokale regelgevingsexpertise van Holidu's regionale teams, zodat u compliant kunt blijven zonder elk proces van de autoriteiten zelf uit te moeten zoeken.

1. Registratie bij het bevoegde overheidsportaal

Voordat u de functie in Holidu activeert, moet u uw accommodatie registreren bij de relevante lokale autoriteit. In Spanje zijn er drie opties:

Regio	Autoriteit	Richtlijnen
Spanje (behalve Catalonië/Baskenland)	SES.Hospedajes	Hoe u verbinding maakt met SES.Hospedajes
Catalonië	Mossos d'Esquadra	Verbinding maken met Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Verbinding maken met Ertzaintza
Portugal	SIBA	Hoe u verbinding maakt met SEF/SIBA
Duitsland	AVS	Hoe u uw eigenschap verbindt met AVS
Italië	Alloggiati Web	Guest Check-in-functie in Italië, Statistische rapportage in Italië

Deze stap is verplicht voordat u verder gaat. Na registratie ontvangt u een gebruikersnaam, wachtwoord en in sommige gevallen een huurder- of accommodatiecode, die u in uw Holidu-account invoert om de verbinding in te stellen.

2. Hoe u uw eigenschap verbindt met de autoriteit via de online check-infunctie

1. Ga in uw Holidu-app naar het linkermenu, klik op "Extra" en selecteer "Online Check-in".
   
2. U ziet uw lijst met eigenschappen. Klik op de knop "Configureren" naast de eigenschap die u wilt verbinden met de politie of autoriteit.
   
3. Een scherm toont de lijst met uw eigenschappen, inclusief de verbindingsstatus voor elk daarvan. Klik op de specifieke eigenschap die u wilt verbinden.
   
4. Vul het formulier in met de gegevens van het land waar de eigenschap zich bevindt.
   
5. Scroll naar beneden, klik op "Automatisch verzenden naar politie activeren", selecteer de juiste autoriteit en voer uw gebruikersnaam, wachtwoord en alle vereiste gegevens in de velden in. Gebruik hier niet uw Holidu-gegevens — gebruik de inloggegevens die u van uw autoriteit hebt ontvangen.
   
6. Klik op "Valideren".
7. Klik na succesvolle activering op "Wijzigingen opslaan" aan het einde van het formulier.
8. Als er geen foutmelding verschijnt, is uw eigenschap nu verbonden met de bevoegde autoriteit.
9. Zorg ervoor dat u het volgende doet om fouten te voorkomen:
   • Gebruik de juiste belastingcode van de gastheer. Dit is ofwel uw identificatienummer, ofwel de NIE als u geen Spanjaard bent.
   • Voer uw volledige ID- of NIE-nummer in, inclusief alle nullen.
   • Gebruik de inloggegevens die u van uw lokale autoriteit hebt ontvangen — niet uw Holidu-login.
10. U kunt het formulier nu sluiten en zien dat de verbinding actief is.

3. Hoe werkt het?

Nadat de instellingen zijn voltooid, werkt het systeem automatisch. Dit is wat u kunt verwachten:

3.1 Proces voor de gast

Nadat de instellingen zijn voltooid, is dit wat u kunt verwachten:

1. Na boeking ontvangt uw gast een e-mail (of bericht) met een link naar een beveiligd onlineformulier voor check-in.
   
2. De gast vult details in voor alle reizigers, inclusief het scannen van documenten (paspoort of ID). Dit moet voor iedereen die meereist worden herhaald.
3. De gegevens worden vervolgens veilig ingediend en opgeslagen in het systeem.
4. Als een gast het formulier niet invult, worden automatische herinneringen verzonden. Als zij nog steeds niet voldoen, kunt u de gegevens namens hen invullen.

⏰ Om 23:00 uur op de dag van check-in worden de gastgegevens automatisch ingediend bij de relevante autoriteit.

3.2 Hoe u de status herkent op de boekingspagina

In de boekingsgegevens wordt de status voor elke boeking als volgt weergegeven:

Status	Beschrijving
Gestart, maar ontbrekende gegevens	Hier kunt u zien of uw gasten het proces al hebben gestart. Totdat het voor iedereen die reist is voltooid, wordt de status als onvolledig weergegeven.
Gastgegevens voltooid maar nog niet overgedragen (omdat de incheckdatum in de toekomst ligt)
Gastgegevens met succes naar de autoriteit overgedragen
Fout bij rapportage van gegevens	Als er een fout was bij de gegevensoverdracht, ziet u dit bericht. Hieronder delen we enkele adviezen over hoe u dit zelf kunt oplossen.

3.3 Probleemoplossing

Probleem	Wat te doen
⚠️ Gegevens onvolledig of ontbreekt	Herinner gasten of vul het formulier handmatig in via de boekingsgegevensweergave. 5 dagen voor check-in ontvangen uw gasten een automatische herinnering met een link naar het check-informulier opnieuw.
❌ Fout bij gegevensoverdracht	Controleer of de inloggegevens die u in uw Holidu-account hebt toegevoegd, correct zijn. Als u al hebt gecontroleerd en de fout blijft bestaan, neem dan contact op met ondersteuning om u te helpen het probleem op te lossen.

4. Hoe u het gastenboek downloadt

1. Ga naar de functie voor online check-in.
2. Klik naast de eigenschap waarvoor u het gastenboek wilt, op "Details".
   
3. Zoek in het bovenste gedeelte van het pop-upvenster dat opent, de boeking met de naam van de hoofdgast, klik erop en klik vervolgens op "Alles downloaden".
   

5. Hoe u de gastgegevens handmatig invult

1. Klik in het venster Online Check-in op het tabblad Boekingen.
   
2. U ziet de lijst met boekingen, aangeduid met de naam van de hoofdgast. Er is ook een kolom met de status van de gegevens en de overdracht.
   
3. Als u op "Statusinformatie" klikt, wordt de betekenis van elk pictogram op basis van zijn kleur weergegeven.